Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, Facilitation statt Leadership: Während klassische Meetings meist in der Phase des Informationsaustauschs steckenbleiben, wird in Workshops aktiv an Problemlösungen gearbeitet. Damit das funktioniert, braucht es einen Facilitator, der durch den Workshop leitet. Aber wie funktioniert eigentlich gutes Workshopdesign?

Meeting vs. Workshop

Halbherzige Versuche einer Ideenfindung, unvorbereitete MitarbeiterInnen und von einer Agenda fehlt jede Spur. So oder so ähnlich sehen leider viele Meetings aus. Ganz ehrlich: Produktiv und effizient ist etwas anderes. Meetings sind meiner Meinung nach jener Bereich in einem Unternehmen, welcher entweder am meisten Wert schöpfen oder Wert vernichten kann. Schlimmstenfalls gehen hierbei Woche für Woche zig Stunden drauf, ohne dabei brauchbaren Outcome zu generieren. Worin unterscheidet sich nun ein Workshop von einem Meeting? In erster Linie wird in einem Workshop nicht nur geredet, es wird gemacht. Die Intention ist eine ganz andere, als bei klassischen Meetings: Workshops sind ganz klar auf ein bestimmtes Ergebnis ausgerichtet, wodurch alle Beteiligten fokussiert bei der Sache sind. Hinzu kommt die Begleitung des Workshops von einer Person, die durch den gesamten Prozess durchführt – dem Facilitator.

Meetings sind meiner Meinung nach jener Bereich in einem Unternehmen, welcher entweder am meisten Wert schöpfen oder Wert vernichten kann.

Die Rolle des Facilitators

To facilitate im Englischen oder faciliter im Französischen heißt ja nichts anderes, als etwas erleichtern. Aufgabe eines Facilitators ist es demnach nicht, das Ergebnis vorherzusehen, sondern es den Workshop-TeilnehmerInnern leicht zu machen, zu komplexen Themen zusammenzuarbeiten. Was mich wiederum zur Annahme bringt, dass ich Facilitation als Zukunft der Führung sehe. Die Rolle einer Führungskraft verstehe ich darin, ein Umfeld zu schaffen, in welchem MitarbeiterInnen ihrer Arbeit mit Leichtigkeit nachgehen und sich vollkommen entfalten können.

Klar gibt es auch eingeschweißte Teams, die schon so lange zusammenarbeiten, dass sie sich nur anschauen müssen und wissen, wer was zu tun hat. Die brauchen keine Methode, eine Begleitung wäre hier überflüssig. Das findet man heutzutage jedoch immer seltener: Wir haben mehr und mehr Leute, die aus den unterschiedlichsten Bereichen zusammenkommen und dann gemeinsam etwas erarbeiten sollen, das sie noch nie zuvor gemacht haben – schon gar nicht in dieser Konstellation. Zeit für Teambuilding bleibt hier oft nicht. Durch die externe Begleitung eines Facilitators wird aber genau das möglich: Man bringt Menschen dazu, gemeinsam an einem Thema zu arbeiten, ohne dass sie dies zuvor lernen mussten. Die Gruppe kommt schneller zu einer Performance und auch der Teambuildingprozess verkürzt sich.

Der Facilitator als Dirigent

Der Schlüssel für den Erfolg von Workshops liegt darin, dass die Gruppe selbst aktiv wird. Der Facilitator gibt nur Takt und Tempo an, spielt quasi den Dirigenten oder das Metronom und gibt an den richtigen Stellen Input, der zum Weiterdenken und -machen anregt. Das Wissen selbst steckt ja bereits in den TeilnehmerInnen. Man muss ihnen nur zu Beginn das Musizieren beibringen, also wie sie die Tools nutzen können und zum Beispiel ihr Wissen auf eine Lego-Figur oder eine Karte übertragen.

Ebenso ist es die Aufgabe eines Facilitators, die Energie und Motivation im Raum über den Tag verteilt so gut wie möglich hochzuhalten: von der morgendlichen Skepsis, über das Mittagstief, bis hin zum Endspurt. Auch auf Störfaktoren sollte man – zumindest mental – immer vorbereitet sein.

Aufgabe eines Facilitators ist es nicht, das Ergebnis vorherzusehen, sondern es den Workshop-TeilnehmerInnern leicht zu machen, zu komplexen Themen zusammenzuarbeiten.

Workshopdesign: Worauf kommt es an?

Die Workshopplanung beginnt bereits bei der Auftragsklärung: In einem Briefing-Gespräch werden die Kernfragestellungen sowie allgemeine Rahmenbedingungen geklärt: Wer nimmt teil, was ist das Vorwissen der TeilnehmerInnen, wie viel Zeit haben wir, was sind die räumlichen Gegebenheiten? Anhand dieser Faktoren gilt es dann zu überlegen, welche Zugänge und Methoden sich eignen, um mit der gegebenen Gruppenkonstellation bestmöglich ans Ziel zu gelangen. Hierfür braucht es auch ein wenig Gespür, Glück und Experimentierfreudigkeit. Nicht selten kommt es vor, dass ich in meinen Workshops irgendetwas drin hab, was ich zuvor noch nie gemacht habe, aber unbedingt mit der Gruppe ausprobieren möchte.

Vorbereitung ist alles

Je nach Themenstellung kombiniere ich auch Tools auch gerne. Wege zum Ziel gibt es nämlich tatsächlich sehr viele. Um es metaphorisch auszudrücken: Am Ende des Tages ist das Ziel ein Loch. Dieses lässt sich mit einem Bohrer genauso herstellen, wie mit einem Meißel oder einer Dynamitstange. Die Frage ist nur, wie groß dieses Loch werden soll. Und das hängt wiederum von den zeitlichen und örtlichen Rahmenbedingungen ab. Darum lass ich mir vorab auch immer Bilder der Räumlichkeiten schicken, um zu wissen, wie ich meine Materialien aufbereiten kann. Meine KundInnen bekommen vorab auch immer eine Skizze, wie der Raum letztendlich auszusehen hat. Ebenso wichtig finde ich es, im Vorfeld den Dresscode und die Tonalität für das Workshopsetting abzuklären.

Je sorgfältiger man einen Workshop vorbereitet, umso leichter fällt einem dann grundsätzlich das Improvisieren. Meine Zeitkalkulation fällt daher immer sehr detailliert und mit genügend Puffern aus. Auch bei meinen Präsentationen sitzt jeder Klick. Gerade, wenn man so wie ich multimedial arbeitet, ist es wichtig, Präsentationen basierend auf der Dramaturgie des Workshops zu erstellen und an den passenden Stellen Videos und Musik einzuplanen.

Facilitation Trainings

Immer häufiger werde ich gefragt: „Manuel, wie kann ich auch Facilitation lernen?“ Aus diesem Grund möchte ich in Zukunft konkrete Facilitation Trainings anbieten und dabei die die häufigsten Fragen klären: Wie genau plane ich einen Workshop, wie motiviere ich die Gruppe und wie gehe ich mit „schwierigen“ TeilnehmerInnen um? Zusätzlich sind Lego Serious Play Trainings und ein Playmobil Pro Training in Entwicklung.

Trainings wie diese sind unter anderem für alle Creative Experts interessant, also für alle, die zum Beispiel bereits als ProzessberaterInnen tätig sind und ihren Methodenkoffer erweitern wollen. Genauso interessant sind solche Trainings auch für Change Manager, Personaler und all jenen Personen in Organisationen, für die Veränderung, Aktivierung und Gruppendynamik am Tagesgeschäft stehen.